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Basis eines gelungenen Hochzeitsfestes

Die Hochzeitslocation ist DIE Basis eines gelungenen Festes. Muss sie perfekt sein? Nicht unbedingt. Mit der Hochzeitslocation steht und fällt das Fest. Die Hochzeitslocation muss nicht perfekt sein. Wichtig ist, dass Sie zu Ihnen und Ihren Vorstellungen passt.

Oft hören wir von zukünftigen Hochzeitspaaren, die uns – leicht entnervt – kontaktieren, dass sie ewig auf der Suche nach der passenden Hochzeitslocation sind. Ein Paar erzählte uns mal, dass es die Hochzeit schon fast canceln wollte. Die beiden waren von der unübersichtlichen Angebotsvielfalt an Hochzeitslocations überfordert und haben bei der Recherche die Lust am Planen ihrer Hochzeit verloren hatten. Ein anderes Paar hat diverse Wochenenden damit verbracht, durch Brandenburg zu düsen, um potenzielle Hochzeitslocations in Augenschein zu nehmen. Ich war sprachlos als die beiden berichteten, dass sie sich fast 30 Häuser angeschaut hatten. Allein die Vorstellung, wie viel Zeit dafür drauf ging …

Es gibt Menschen, denen macht es Spaß, von Hochzeitslocation zu Hochzeitslocation zu düsen, um diese auf Herz und Nieren zu prüfen. Wir gehören dazu! Es ist unser Job aber auch unsere Leidenschaft. Wer seine Zeit jedoch nicht komplett mit der aufwändigen Suche nach der Traum-Hochzeitlocation verbringen kann oder mag, der landet bei uns. Wem es Freude bereitet, selbst auf die Jagd zu gehen, für diejenigen haben wir einen kleinen Leitfaden zusammengetragen, mit dem sich die Suche strukturieren und vielleicht ein wenig effektiver gestalten lässt.

• Immer gilt: So zeitig als möglich mit der Recherche der Hochzeitslocation starten.

Wann wird geheiratet?

Bedacht werden muss ganz generell, dass – falls die standesamtliche Trauung zeitlich zusammen mit der Feier geplant ist – die Anmeldung zur standesamtlichen Trauung erst sechs Monate vor dem Wunschtermin erfolgen kann. Es gibt zwar Standesämter (einige im Berliner Umland und auch in Mecklenburg-Vorpommern), die reservieren Termine auch im Voraus. Darauf hat man jedoch keinen Anspruch und es wird von Standesamt zu Standesamt unterschiedlich gehandhabt. Bucht man also eine Hochzeitslocation BEVOR der Standesamtstermin fix ist, birgt das ein gewisses Risiko in sich, da es sein kann, dass man den Termin für die Trauung an dem Tag, für den man die Location gebucht hat, nicht mehr erhält.

• Eine Überlegung wert: Die standesamtliche Trauung terminlich von der Hochzeitsfeier entkoppeln und standesamtlich VOR dem eigentlichen Hochzeitstag „offiziell“ heiraten. Am Tag der Hochzeitsfeier zelebriert man dann eine freie Trauzeremonie. Diese lässt sich individuell gestalten und ist sehr viel persönlicher als viele standesamtliche Trauungen.

Hochzeitslocation finden leicht gemacht

Wenn wir mit der Recherche starten, um Ihre Hochzeitslocation zu finden, kommen alle potenziell passenden Locations aus unserem Hochzeitslocations-Portfolie in eine Excel-Tabelle. Die Kriterien, die dabei zugrunde gelegt werden und die wir mit den Hochzeitspaaren in Vorfeld abstimmen, haben wir nachfolgend zusammengetragen.

Gästeanzahl

Die Gästeanzahl ist mit das wichtigste Kriterium bei der Überlegung, die passenden Hochzeitslocation zu finden. Nur so lässt sich eine Hochzeitslocation finden, die tatsächlich passt. Bieten die Feierräumlichkeiten allen Gästen ausreichend Platz? Sie sollten weder zu groß noch zu klein sein. Einerseits wirkt die Gesellschaft sonst verloren, andererseits finden nicht alle Hochzeitsgäste Platz.

Wichtig finde wir auch, dass zum Hochzeitsdinner idealweise alle Gäste in EINEM Raum Platz finden sollten. Falls mehrere Räume genutzt werden müssen, sollten diese so miteinander verbunden sein, dass sich die Gäste sehen und sich niemand „abgeschoben“ fühlt.

• Auf den Websites der Location schauen, ob es Infos dazu gibt, wie viele Gäste in einem Raum Platz finden.

• Gibt es Platz für eine Tanzfläche?

• Lassen sich keine Infos dazu finden, kommt die Frage nach der räumlichen Kapazität mit in die Anfrage an die Location.

Das Budget

Wir fragen unsere Paare im Zusammenhang mit der Recherche der Hochzeitslocation immer nach dem Budget. Ohne dieses zu kennen, ist es unmöglich, eine passende Hochzeitslocation zu recherchieren. Egal ob wir das übernehmen oder das Hochzeitspaar das in Eigenregie erledigt.

• Bitte realistisch! Ein realistisches Budget für die Hochzeit festlegen. Hier ALLE Punkte auflisten (auch die Kleinigkeiten) und das Gesamtbudget dann aufteilen. So lässt sich herausfinden, welcher Betrag auf die Hochzeitslocation (Miete der Location, Nebenkosten, ggf. Speisen und Getränke, so diese über das Haus direkt kommen) entfallen kann.

Hochzeitstermin

90 % der Hochzeitspaare wünschen sich ein Hochzeitsfest im Frühling oder Sommer und viele Paare träumen von einer Hochzeit, die unter freiem Himmel stattfindet. Eine wunderbare Idee! Es gibt viele Hochzeitslocations, bei denen es möglich ist, viele Programmpunkte (inkl. des Hochzeitsdinners) draußen stattfinden zu lassen.

Es gilt aber zu bedenken, dass auch und gerade im Sommer IMMER eine Schlechtwetter-Variante mit eingeplant werden muss. Es muss also – auch wenn das Fest als Open-Air-Hochzeit geplant wird – einen ebenso schönen Plan B geben. Das bedeutet, dass entweder die entsprechenden Räume in der Hochzeitslocation vorhanden sein müssen ODER dass es die Möglichkeit gibt, ein ansprechendes Zelt zu stellen.

• Macht´s einfacher: Mehrere Termine zur Auswahl haben. Vielleicht überlegen, ob die Hochzeit auch zu einer wenig nachgefragten Jahreszeit gefeiert werden kann.

Art & Stil der Hochzeitslocation

Welche Art von Hochzeitslocation bevorzugt wird, hängt von den eigenen Vorlieben habt. Ebenso der Stil, den die Location haben soll. Falls Sie bereits ein grobes Konzept für Ihre Hochzeit im Kopf haben, dann findet natürlich auch das Berücksichtigung.

Für ein glamouröses Fest soll es vielleicht ein Schloss sein. Wählt man hier aber beispielsweise eine große Scheune und stattet diese entsprechend aus, kann der Stilbruch überaus reizvoll wirken. Wer es modern und urban liebt, für den ist ein Loft in der City, das nach Lust und Laune „bespielt“ werden kann, sicherlich eine gute Wahl.

Ein wichtiges Kriterium ist auch, ob die potenziell infrage kommenden Hochzeitslocation über Übernachtungsmöglichkeiten verfüggen muss. Falls ja … wie viele Gäste sollen/müssen vor Ort übernachten? Bei einem Hotel haben die Gäste das Rund-um-sorglos-Paket. Es gibt aber auch Locations mit Übernachtungsmöglichkeiten, die keine interne Küche haben. Bei diesen muss bedacht werden, das die Gäste sowohl mit Frühstück versorgt werden aber es zumeist auch eines Abendessens am Hochzeitsvorabend bedarf.

• Mal über den Tellerrand schauen: Nicht auf eine Location-Art beschränken.

Standort/Lage

Viele unserer Hochzeitspaare wollen in einer Hochzeitslocation im Berliner Umland oder in Mecklenburg-Vorpommern feiern. Wichtig sind hierbei die Fragen: Wie weit von der Stadt, dem Flughafen oder Hauptbahnhof entfernt darf sich die Hochzeitslocation befinden? Gibt es bevorzugte Regionen, in denen sich die Hochzeitslocation liegen darf und gibt es auf der anderen Seite auch Landstriche, die nicht infrage kommen?

Zu berücksichtigen ist bei den Überlegungen auch, woher die Gäste kommen und wie und wann sie anreisen. Bei Hochzeiten, die in Locations etwas weiter entfernt von Berlin stattfanden, hatten wir z. B. Transfers gebucht, die die Gäste von ihren Hotels in Berlin oder vom Flughafen abgeholt haben. Retour ging es dann ebenso. Mit den öffentlichen Verkehrsmitteln am Wochenende zum entlegenen Gutshaus zu gelangen, ist manchmal unmöglich und nicht jeder Gast hat ein Auto oder mietet sich ein solches.

• Nicht zu vernachlässigen: Das Umfeld der Location. Liegt die Location am See? Gibt es in der Nähe einen Ort, an dem die standesamtliche Trauung stattfinden kann? Können wir die Kirche im Nachbardorf für unsere kirchliche Trauung nutzen?

Außenbereich

Nicht nur das Haus an sich soll den eigenen Vorstellungen entsprechen, sondern auch das Drumherum. Gerade wenn die Hochzeit als open-air-Feier geplant ist, ist wichtig, dass es einen ent- und ansprechenden Außenbereich gibt. Gibt es ausreichend Platz, um dort sowohl die freie Trauung stattfinden zu lassen UND ist anschließend dann auch Platz für den Sektempfang und das Hochzeitsdinner?

• Unsere Empfehlung für eine Open-air-Hochzeit: Schloss Blankensee

Trauung vor Ort

Oft nutzen Standesämter schöne Feierorte, um dort Trauungen durchzuführen. Wenn diese Möglichkeit nicht besteht, kann man in Erfahrung bringen, ob es in unmittelbarer Nähe der Hochzeitslocation ein schönes Standesamt gibt. Hierbei müssen dann die verfügbaren Termine in der Hochzeitslocation mit denen des Standesamts abgeglichen werden.

Man kann sich in der Hochzeitslocation natürlich auch innerhalb einer freien Trauzeremonie das Ja-Wort geben. Plant man eine kirchliche Trauung, dann muss in Erfahrung gebracht werden, ob die Kirchen in der Nähe der Feierlocation ausreichend groß sind, um allen Gästen Platz zu bieten und ob der Pfarrer der Gemeinde die Trauung vornimmt oder man seinen eigenen Pfarrer mitbringen muss.

• Unsere Empfehlung für eine Hochzeitslocation mit standesamtlicher Trauung vor Ort: Schloss Reichenow Hier haben wir schon mehrmals Hochzeiten geplant. Julia & Michael und auch Janett und Alex haben dort geheiratet und gefeiert.

Mobiliar & Ausstattung

Zunehmend wichtig ist Paaren auch das Mobiliar, das in der Hochzeitslocation vorhanden ist. Hussen sind inzwischen out und somit bedarf es Stühle, die auch ohne Husse gut aussehen. Der klassische Bankett-Stuhl ist das leider nicht.

Verleiher von Mobiliar haben eine Auswahl an alternativen Stühlen und Tischen, so dass man dort die auswählen kann, die gut zum eigenen Geschmack, zur Hochzeitslocation und ggf. auch zum Konzept für die Hochzeit passen. Hier gilt es im Vorfeld mit der Location zu klären, ob es möglich ist, alternatives Mobiliar zu nutzen. Das geht nur, wenn in der Hochzeitslocation die Möglichkeit besteht und Platz da ist, das vorhandene Mobiliar zu verräumen.

Ist Ihnen wichtig, welches Geschirr und Besteck und welche Gläser vor Ort vorhanden sind? Gibt es Kerzenleuchter oder sonstige Dekorations-Gegenstände, die genutzt werden können? Auch diese Fragen sollte im Vorfeld beim Besichtigen der Hochzeitslocation geklärt werden.

• Nicht vergessen: Die Kosten fürs Anliefern und Abholen des Mobiliars und der Dekorations-Artikel und ebenso für den Auf- und Abbau. Gerade bei Feiern im Berliner Umland schlagen vor allem die Lieferkosten inzwischen erheblich zu Buche.

Speisen & Getränke

Bevor die Entscheidung für eine Hochzeitslocation fällt, sollten idealerweise die Qualität der Küche getestet werden. Besprochen werden sollte auch, welche Getränke seitens der Location zur Verfügung gestellt werden können und in welchen Umfang der Service am Hochzeitstag haben wird. Also all die Punkte, für die die Hochzeitslocation selbst zuständig ist.

Wird besonderer Wert auf die Qualität des Essens und des Services gelegt, dann sollten Hochzeitslocations in Betracht gezogen werden, die bei diesen Punkten vielleicht sehr gute Google-Bewertungen erhalten haben. Zu berücksichtigen sollte man jedoch auch, dass nicht jede Küche alles kann. Da macht es dann wenig Sinn und bereitet beiden Seiten keine Freude, etwas durchdrücken zu wollen, was weder zum Haus passt noch von dessen Küchen-Team geleistet werden kann. Auch ist es nicht überall möglich, ein Menü zu servieren oder manchmal fehlt der Platz fürs Stellen eines Buffets.

• Tipp: Wer sich in kulinarischer Hinsicht bestimmte Dinge wünscht, die nicht jede hausinterne Küche leisten kann, der sollte vielleicht eine Art von Hochzeitslocation in Betracht ziehen, die es erlaubt, einen Caterer zu buchen.

Gleiches gilt für den Part „Getränke“. Auch hier sollte im Vorfeld in Erfahrung gebracht werden, welche Getränke von Seiten der Hochzeitslocation ausgeschenkt werden. Oft besteht z. B. der Wunsch nach einem bestimmten Bier oder einer besonderen Spirituose. Soll es nach dem Dinner eine Bar geben? Kann das von Seiten des Hauses geleistet werden oder kann/darf extern ein Barkeeper gebucht werden?

• Gilt es zu klären: Was kann – bei einer Hochzeitslocation mit eigener Küche – ggf. extern hinzu gebucht werden?

Struktur der Location

Wie oben schon geschrieben, finden wir es ideal, wenn alle Gäste in einem Raum Platz finden. Ist die Hochzeitsgesellschaft so groß, dass das nicht möglich ist, sollten die Räume, in denen die Hochzeitsgäste platziert werden, auf jeden Fall nebeneinander liegen und zwar so, dass alle einander sehen können.

Wenn die Trauung vor Ort stattfindet, dann bedarf es auch hierfür – idealerweise und als Schlechtwetter-Variante – eines weiteren Raumes. Je nachdem, wie aufwändig die Tischdekoration gepland wird und auch abhängig von der Flexibilität des Services-Crew in der Location, ist es oft nicht möglich, den Dinnerraum entsprechend für die Trauung zu nutzen und anschließend fürs Abendessen herzurichten.

Falls es eine Kaffeetafel geben soll und diese eigentlich für draußen geplant ist, muss auch hierfür ein Ort für möglicherweise schlechtes Wetter festgelegt werden. Ideal ist, wenn es auch hierfür einen Extra-Raum gibt (vielleicht der Traurraum?). Nicht ganz ideal ist es, wenn dafür bereits der Dinnerraum genutzt werden muss. Leider lässt sich das nicht immer vermeiden.

• Auch wichtig: Falls es kleine Gäste gibt, stellt sich vielleicht auch die Frage nach einem separaten Raum für die Kinderbetreuung. Falls Musiker gebucht werden, benötigen diese einen Backbereich, in dem sie sich umziehen und aufhalten können.

Sonstiges

Zu all den vorstehend genannten Punkten gilt es zu überlegen, ob auch folgende Fragen für die eigene Hochzeit relevant sind und geklärt werden müssen:

• Bis wann darf gefeiert werden?

• Falls es ein Hotel oder eine Eventlocation mit mehreren Feier-Räumlichkeiten ist: Finden parallel zur eigenen Hochzeit noch weitere Feiern/Hochzeiten statt?

• Ist Feuerwerk erlaubt?

• Gibt es Kühlmöglichkeiten für die Hochzeitstorte?

• Ab wann darf mit dem Aufbau der Dekoration begonnen werden und bis wann muss alles abgebaut sein?

Was gehört in die Anfrage?

Nachdem alle die vorstehend genannten Punkte klar und die infrage kommenden Hochzeitslocations ausgewählt worden sind, kann es losgehen mit dem Versenden der Anfragen. Bei diesen müssen noch nicht alle der oben aufgeführten Punkte berücksichtigt werden, da es ja zunächst darum geht, in Erfahrung zu bringen, welche Locations freie Termine haben und welche die wichtigsten Eckdaten erfüllen.

Mit in die Anfrage sollten hinein:

• Namen des Hochzeitspaares

• Wunschtermins + alternative Termine

• Räumlichkeiten, die benötigt werden: Trauung, Empfang, Kaffeetafel, Dinner, Kinderbetreuung, Backbereich Musiker

• Erfragen, ob ein Menü/Buffet möglich ist … so es hier Präferenzen gibt

• Übernachtungsmöglichkeiten vor Ort und/oder in der Nähe

• Fragen nach der Möglichkeit der exklusiven Nutzung der Hochzeitslocation

Besichtigung der Hochzeitslocations

Nachdem das Feedback der Hochzeitslocations vorliegt, kann die Besichtigungstour geplant werden. Auf diese sollte nicht verzichtet werden. Nur so bekommt man ein echtes Gefühl dafür, welche Hochzeitslocation tatsächlich die richtige ist. Hierbei lernt man auch die Betreiber oder Eigentümer des jeweiligen Hauses kennen. Mit diesen hat man während der Planungszeit mitunter viel zu tun, so dass eine gewisse Sympathie nicht schaden kann.

Von manchen Paaren gibt es sofort bei der Besichtigung ein „Ja, das ist unsere Hochzeitslocation!“, andere müssen noch einmal drüber schlafen.

• Fazit: Die Recherche der Hochzeitslocation ist oft einer der aufwändigsten Bereiche der Hochzeitsplanung. Es muss so viel beachtet werden und das Angebot ist – ohne die entsprechenden Kenntnisse – sehr unübersichtlich. Deshalb … lassen Sie sich Zeit dabei, IHRE Hochzeitslocation zu finden und verlieren Sie auf jeden Fall nicht die Freude daran aber … beginnen Sie so zeitig als möglich damit.

Wir hoffen, dass unser kleiner Leitfaden es ein wenig einfacher macht, die perfekte Hochzeitslocation zu finden. Falls des trotz dessen immer noch ein Buch mit sieben Siegeln ist und der Hochzeitslocation-Dschungel undurchdringliche erscheint dann …

… übernehmen wir sehr gern die Hochzeitslocation-Recherche. Wir haben ein umfangreiches Portfolio an Hochzeitslocations. Viele der Locations kennen wir bereits. Falls wir eine der infrage kommenden Hochzeitslocations selbst noch nicht in Augenschein genommen haben, schauen wir uns diese – bevor wir sie ggf. empfehlen – zunächst selbst erst einmal an. Für die Locations, die in die finale Auswahl kommen, erstellen wir Exposés. Anschließend müssen dann nur noch die drei oder vier Hochzeitslocations besucht werden, die den 1. Check überstanden haben.

Melden Sie sich gern, falls Sie Unterstützung bei dem Recherchieren der Hochzeitslocation benötigen.