Beiträge mit dem Stichwort: ‘Hochzeitsplanung̵
Unterhaltung für die Gäste der Hochzeit
Hochzeitsgäste – das Salz in der Suppe
Als Hochzeitspaar sind Sie die Stars auf Ihrer Hochzeit. Keine Frage. Ihre Hochzeitsgäste stehen an Ihrem großen Tag in der 2. Reihe. Sie kommen um Sie zu feiern – das ist ihre „Aufgabe“ an Ihrem Hochzeitstag.
Die Hochzeitseinladung kommt – die Vorfreude bei Ihren Freunden und der Familie auf Ihre Hochzeit steigt. Sie überlegen, was sie anziehen sollen und zerbrechen sich den Kopf darüber, mit welchem Geschenk sie Ihnen eine Freude bereiten können. Als Hochzeitsgäste sind sie aber auch in der Pflicht. In der Pflicht, gute Laune mitzubringen. Miesepetrige Gäste haben auf einer Hochzeit nichts zu suchen. Sie wollen gefeiert werden und Ihre Hochzeitsgäste sind angehalten mit beizutragen, Ihre Hochzeit zu einem grandiosen Fest werden zu lassen.
Sie sind zwar die Hauptpersonen auf Ihrer Hochzeit ABER … ohne gut gelaunte Gäste gibt’s keine Hochzeitsparty! Machen Sie es Ihren Gäste also so schön, dass sie gar nicht mehr gehen wollen und sie sich rundum wohlfühlen. Deshalb ist es wichtig, für eine gute Unterhaltung für die Gäste der Hochzeit zu sorgen.
5 Punkte fürs Gäste-Glück
Wenn Sie die folgenden fünf Punkte beherzigen, dann steht einer ausgelassenen Hochzeitsparty nichts im Wege:
- Ausreichend Speisen – weder zu viel noch zu wenig
- Zu jeder Zeit: Alkoholfreie (gekühlte) Getränke verfügbar
- Information für die Gäste: Was, wann, wo?
- Unterhaltung für die Gäste der Hochzeit: Wohl dosiertes Entertainement
- Für ausreichenden Schutz vor Sonne aber auch vor Kälte sorgen
Vor allem die ersten beiden Punkte, sind die, mit denen Hochzeitsgäste mitunter negative Erfahrungen gemacht habe. Uns haben schon Gäste auf unseren Hochzeiten davon berichtet, wie lange sie auf anderen Hochzeiten, auf denen sie Gast waren, nach der Trauung aufs Essen warten mussten. Oder wie in Locations, in denen die Hochzeitspaare die Getränke-Versorgung mit dem Service nicht klar abgesprochen hatten, um ein Getränk außerhalb von Sektempfang und Kaffeetafel „gekämpft“ werden musste.
Fingerfood & Mitternachts-Snack
Hochzeitsgäste, die zu lange aufs Essen warten müssen, sind ein No-Go. Denn … hungrige Hochzeitsgäste können sehr übellaunig werden und sind definitiv nicht dazu aufgelegt, Party zu machen.
Je nachdem wie der Ablauf des Hochzeitstages geplant ist, sollten die kulinarischen Eckpunkte gesetzt werden. Es sollte weder ständig Essen serviert werden noch sollte das Warten aufs Essen die Gäste auf die Uhr schauen lassen. Übernachten die Gäste bereits vor Ort in der Hochzeitslocation, dann planen Sie z. B. einen Mittagsimbiss ein. Ist die Trauung am frühen Nachmittag angesetzt, dann sollte es zum Sekt nach der Trauung auf jeden Fall Fingerfood gehen. Das kann entfallen wenn z. B. nach der Trauung und dem Sektempfang unmittelbar die Kaffeetafel folgt. Hier kann dann aber zum Süßen auch etwas Herzhaftes gereicht werden.
Abends gibt es das Hochzeitsdinner – das ist gesetzt. Ist es aber zu später Stunde tatsächlich erforderlich, noch mal einen Mitternachtsimbiss anzubieten?
- Mitternachtssnack … muss das sein? Wir beantworten diese Frage mit einem ganz klaren „Ja“. Wenn der Alkohol etwas üppiger fließt, dann steigt die Lust auf Herzhaftes. Ein Mitternachtssnack muss jedoch nicht für alle Gäste geplant werden. Es reicht, diesen für ein Drittel oder die Hälfte der Hochzeitsgäste zu bestellen. Laugenbrezeln, eine Suppe, eine Käseplatte oder – ganz klassisch – Currywurst! Liebt jeder – geht immer!
Sekt oder Selters?
Die Hochzeitsgäste müssen selbstverständlich nicht permanent mit hochprozentigen Getränken versorgt werden. Aufmerksam ist es aber, wenn immer etwas Alkoholfreies verfügbar ist und wer mag, kann gern auch Wein und Bier bereitstellen. Diese Getränke außerhalb der „offiziellen“ Zeiten – wie der Sektempfang, die Kaffeetafel oder das Hochzeitsdinner – können z. B. in großen, mit Eis befüllten Sektkühlern zur Selbstbedienung in der Hochzeitslocation verteilt platziert werden.
- Gemixtes – ja oder nein? Eine Bar mit Longdrinks und Cocktails … perfekt! Hier würden wir aber dazu raten, sich auf eine kleine Barkarte zu beschränken, denn die wenigsten Hochzeitslocations verfügen über einen professionellen Bartender und eine Bar, aus der jeder Cocktail gemixt werden kann. Bewährt hat sich, die Mixgetränke erst nach dem Dinner anzubieten und die Bar in der Nähe der Tanzfläche zu platzieren.
Wann gibt´s das Hochzeitsdinner?
„Wann gibt´s das Hochzeitsdinner?“ ist nicht die Frage, die uns von Hochzeitsgästen am häufigsten gestelllt wird. Ganz oben steht die Frage nach dem Zeitpunkt der Geschenkeübergabe. Oft gibt es einen Geschenketisch, auf dem die Hochzeitsgäste ihre Geschenke platzieren können. Manchmal gibt es aber auch einen offiziellen Zeitpunkt für die Übergabe der Hochzeitsgeschenke. Dieser sollte den Gäste kommuniziert werden.
Schön ist es, wenn Sie Ihre Gäste darüber informieren, was, wann, wo passiert. Manchmal informieren wir darüber bereits im Vorfeld, am häufigsten kommte aber am Hochzeitstag selbst ein Ablaufplan zum Einsatz – der gut einsehbar für alle – aufgestellt wird. Oder es gibt Info-Karten, auf denen der Tagesablauf abgedruckt wird. So fühlen sich die Hochzeitsgäste nicht verloren, was gerade bei sehr großen Hochzeiten passieren kann.
- Ganz generell: Bitte bei der Planung des Tagesablaufs darauf achten, dass es keine all zu großen zeitlichen Lücken gibt. ABER … den Tag auch nicht zu voll packen, so das Highlight auf Highlight folgt und die Hochzeitsgäste permanent im Aktivitäts-Stress sind. Geben Sie Ihren Gäste auch Zeit dafür, einfach mal nichts zu tun.
Langeweile? Keine Chance!
Nichts ist schlimmer als Hochzeitsgäste, die sich langweilen. Gäste, die ständig auf Handy schauen, durch Instagram scrollen oder auf dem Telefon spielen. Das ist tatsächlich ein ganz großes No-Go. Sorgen Sie für eine wohldosierte Unterhaltung für die Gäste Ihrer Hochzeit und überlegen Sie sich, was Ihren Hochzeitsgästen Spaß machen könnte. Schön sind Angebote, die die Gäste annehmen können es aber nicht müssen.
Unterhaltung für die Hochzeitsgäste fängt schon bei der Musik an. Livemusik zur Trauung und zum Sektempfang … das ist durchaus ein Punkt, der definitiv für gute Laune sorgt und unterhält. Bei der Überlegung, was an weiterer Unterhaltung geplant werden kann, sollten die Gegebenheiten, die die Hochzeitslocation bietet, mit einbezogen werden.
Verfügt diese über einen schönen Außenbereich, dann kann man z. B. Bogenschießen, Riesen-Jenga oder Boule anbieten. Liegt die Hochzeitslocation am Wasser, kann vielleicht eine Bootstour geplant oder können Paddelboote bereitgestellt werden.
- Nicht vergessen: Zur guten Laune gehört auch, sich um eine professionelle Betreuung für die kleinen Hochzeitsgäste zu kümmern. Nur wenn die Eltern ihre Kids wohl umsorgt wissen, können sie entspannt feiern.
Tanzen? Viel zu heiß heute!
Kein Hochzeitsgast mag frieren, es darf aber auch nicht zu heiß sein. Beides sind Partykiller. Je nachdem wo die Hochzeit stattfindet und zu welcher Jahreszeit gefeiert wird, sollten diese Überlegungen bei der Wahl der Hochzeitslocation unbedingt berücksichtigt werden. Sind die Räume, in denen gefeiert wird, klimatisiert? Gibt es für die Trauung und die Kaffeetafel draußen ausreichend (ansprechende!) Schirme? Findet das Hochzeitsdinner z. B. draußen statt und sind keine hochsommerlichen Temperaturen angekündgt dann besorgen Sie Decken, in die fröstelnden Gäste sich kuscheln können.
In der Hochzeit von Amy & Melanie lassen sich die oben beschriebenen Punkte auch noch einmal visuell nachvollziehen.
Lassen Sie sich inspirieren und melden Sie sich gern, falls Sie Fragen dazu haben, wie sich IHR Hochzeitstag gestalten lässt, damit all Ihre Hochzeitsgäste sich rundum wohlfühlen.
Perfekte Hochzeitslocation finden
Basis eines gelungenen Hochzeitsfestes
Die Hochzeitslocation ist DIE Basis eines gelungenen Festes. Muss sie perfekt sein? Nicht unbedingt. Mit der Hochzeitslocation steht und fällt das Fest. Die Hochzeitslocation muss nicht perfekt sein. Wichtig ist, dass Sie zu Ihnen und Ihren Vorstellungen passt.
Oft hören wir von zukünftigen Hochzeitspaaren, die uns – leicht entnervt – kontaktieren, dass sie ewig auf der Suche nach der passenden Hochzeitslocation sind. Ein Paar erzählte uns mal, dass es die Hochzeit schon fast canceln wollte. Die beiden waren von der unübersichtlichen Angebotsvielfalt an Hochzeitslocations überfordert und haben bei der Recherche die Lust am Planen ihrer Hochzeit verloren hatten. Ein anderes Paar hat diverse Wochenenden damit verbracht, durch Brandenburg zu düsen, um potenzielle Hochzeitslocations in Augenschein zu nehmen. Ich war sprachlos als die beiden berichteten, dass sie sich fast 30 Häuser angeschaut hatten. Allein die Vorstellung, wie viel Zeit dafür drauf ging …
Es gibt Menschen, denen macht es Spaß, von Hochzeitslocation zu Hochzeitslocation zu düsen, um diese auf Herz und Nieren zu prüfen. Wir gehören dazu! Es ist unser Job aber auch unsere Leidenschaft. Wer seine Zeit jedoch nicht komplett mit der aufwändigen Suche nach der Traum-Hochzeitlocation verbringen kann oder mag, der landet bei uns. Wem es Freude bereitet, selbst auf die Jagd zu gehen, für diejenigen haben wir einen kleinen Leitfaden zusammengetragen, mit dem sich die Suche strukturieren und vielleicht ein wenig effektiver gestalten lässt.
- Immer gilt: So zeitig als möglich mit der Recherche der Hochzeitslocation starten.
Wann wird geheiratet?
Bedacht werden muss ganz generell, dass – falls die standesamtliche Trauung zeitlich zusammen mit der Feier geplant ist – die Anmeldung zur standesamtlichen Trauung erst sechs Monate vor dem Wunschtermin erfolgen kann. Es gibt zwar Standesämter (einige im Berliner Umland und auch in Mecklenburg-Vorpommern), die reservieren Termine auch im Voraus. Darauf hat man jedoch keinen Anspruch und es wird von Standesamt zu Standesamt unterschiedlich gehandhabt. Bucht man also eine Hochzeitslocation BEVOR der Standesamtstermin fix ist, birgt das ein gewisses Risiko in sich, da es sein kann, dass man den Termin für die Trauung an dem Tag, für den man die Location gebucht hat, nicht mehr erhält.
- Eine Überlegung wert: Die standesamtliche Trauung terminlich von der Hochzeitsfeier entkoppeln und standesamtlich VOR dem eigentlichen Hochzeitstag „offiziell“ heiraten. Am Tag der Hochzeitsfeier zelebriert man dann eine freie Trauzeremonie. Diese lässt sich individuell gestalten und ist sehr viel persönlicher als viele standesamtliche Trauungen.
Hochzeitslocation finden leicht gemacht
Wenn wir mit der Recherche starten, um Ihre Hochzeitslocation zu finden, kommen alle potenziell passenden Locations aus unserem Hochzeitslocations-Portfolie in eine Excel-Tabelle. Die Kriterien, die dabei zugrunde gelegt werden und die wir mit den Hochzeitspaaren in Vorfeld abstimmen, haben wir nachfolgend zusammengetragen.
Gästeanzahl
Die Gästeanzahl ist mit das wichtigste Kriterium bei der Überlegung, die passenden Hochzeitslocation zu finden. Nur so lässt sich eine Hochzeitslocation finden, die tatsächlich passt. Bieten die Feierräumlichkeiten allen Gästen ausreichend Platz? Sie sollten weder zu groß noch zu klein sein. Einerseits wirkt die Gesellschaft sonst verloren, andererseits finden nicht alle Hochzeitsgäste Platz.
Wichtig finde wir auch, dass zum Hochzeitsdinner idealweise alle Gäste in EINEM Raum Platz finden sollten. Falls mehrere Räume genutzt werden müssen, sollten diese so miteinander verbunden sein, dass sich die Gäste sehen und sich niemand „abgeschoben“ fühlt.
- Auf den Websites der Location schauen, ob es Infos dazu gibt, wie viele Gäste in einem Raum Platz finden.
- Gibt es Platz für eine Tanzfläche?
- Lassen sich keine Infos dazu finden, kommt die Frage nach der räumlichen Kapazität mit in die Anfrage an die Location.
Das Budget
Wir fragen unsere Paare im Zusammenhang mit der Recherche der Hochzeitslocation immer nach dem Budget. Ohne dieses zu kennen, ist es unmöglich, eine passende Hochzeitslocation zu recherchieren. Egal ob wir das übernehmen oder das Hochzeitspaar das in Eigenregie erledigt.
- Bitte realistisch! Ein realistisches Budget für die Hochzeit festlegen. Hier ALLE Punkte auflisten (auch die Kleinigkeiten) und das Gesamtbudget dann aufteilen. So lässt sich herausfinden, welcher Betrag auf die Hochzeitslocation (Miete der Location, Nebenkosten, ggf. Speisen und Getränke, so diese über das Haus direkt kommen) entfallen kann.
Hochzeitstermin
90 % der Hochzeitspaare wünschen sich ein Hochzeitsfest im Frühling oder Sommer und viele Paare träumen von einer Hochzeit, die unter freiem Himmel stattfindet. Eine wunderbare Idee! Es gibt viele Hochzeitslocations, bei denen es möglich ist, viele Programmpunkte (inkl. des Hochzeitsdinners) draußen stattfinden zu lassen.
Es gilt aber zu bedenken, dass auch und gerade im Sommer IMMER eine Schlechtwetter-Variante mit eingeplant werden muss. Es muss also – auch wenn das Fest als Open-Air-Hochzeit geplant wird – einen ebenso schönen Plan B geben. Das bedeutet, dass entweder die entsprechenden Räume in der Hochzeitslocation vorhanden sein müssen ODER dass es die Möglichkeit gibt, ein ansprechendes Zelt zu stellen.
- Macht´s einfacher: Mehrere Termine zur Auswahl haben. Vielleicht überlegen, ob die Hochzeit auch zu einer wenig nachgefragten Jahreszeit gefeiert werden kann.
Art & Stil der Hochzeitslocation
Welche Art von Hochzeitslocation bevorzugt wird, hängt von den eigenen Vorlieben habt. Ebenso der Stil, den die Location haben soll. Falls Sie bereits ein grobes Konzept für Ihre Hochzeit im Kopf haben, dann findet natürlich auch das Berücksichtigung.
Für ein glamouröses Fest soll es vielleicht ein Schloss sein. Wählt man hier aber beispielsweise eine große Scheune und stattet diese entsprechend aus, kann der Stilbruch überaus reizvoll wirken. Wer es modern und urban liebt, für den ist ein Loft in der City, das nach Lust und Laune „bespielt“ werden kann, sicherlich eine gute Wahl.
Ein wichtiges Kriterium ist auch, ob die potenziell infrage kommenden Hochzeitslocation über Übernachtungsmöglichkeiten verfüggen muss. Falls ja … wie viele Gäste sollen/müssen vor Ort übernachten? Bei einem Hotel haben die Gäste das Rund-um-sorglos-Paket. Es gibt aber auch Locations mit Übernachtungsmöglichkeiten, die keine interne Küche haben. Bei diesen muss bedacht werden, das die Gäste sowohl mit Frühstück versorgt werden aber es zumeist auch eines Abendessens am Hochzeitsvorabend bedarf.
- Mal über den Tellerrand schauen: Nicht auf eine Location-Art beschränken.
Standort/Lage
Viele unserer Hochzeitspaare wollen in einer Hochzeitslocation im Berliner Umland oder in Mecklenburg-Vorpommern feiern. Wichtig sind hierbei die Fragen: Wie weit von der Stadt, dem Flughafen oder Hauptbahnhof entfernt darf sich die Hochzeitslocation befinden? Gibt es bevorzugte Regionen, in denen sich die Hochzeitslocation liegen darf und gibt es auf der anderen Seite auch Landstriche, die nicht infrage kommen?
Zu berücksichtigen ist bei den Überlegungen auch, woher die Gäste kommen und wie und wann sie anreisen. Bei Hochzeiten, die in Locations etwas weiter entfernt von Berlin stattfanden, hatten wir z. B. Transfers gebucht, die die Gäste von ihren Hotels in Berlin oder vom Flughafen abgeholt haben. Retour ging es dann ebenso. Mit den öffentlichen Verkehrsmitteln am Wochenende zum entlegenen Gutshaus zu gelangen, ist manchmal unmöglich und nicht jeder Gast hat ein Auto oder mietet sich ein solches.
- Nicht zu vernachlässigen: Das Umfeld der Location. Liegt die Location am See? Gibt es in der Nähe einen Ort, an dem die standesamtliche Trauung stattfinden kann? Können wir die Kirche im Nachbardorf für unsere kirchliche Trauung nutzen?
Außenbereich
Nicht nur das Haus an sich soll den eigenen Vorstellungen entsprechen, sondern auch das Drumherum. Gerade wenn die Hochzeit als open-air-Feier geplant ist, ist wichtig, dass es einen ent- und ansprechenden Außenbereich gibt. Gibt es ausreichend Platz, um dort sowohl die freie Trauung stattfinden zu lassen UND ist anschließend dann auch Platz für den Sektempfang und das Hochzeitsdinner?
- Unsere Empfehlung für eine Open-air-Hochzeit: Schloss Blankensee
Trauung vor Ort
Oft nutzen Standesämter schöne Feierorte, um dort Trauungen durchzuführen. Wenn diese Möglichkeit nicht besteht, kann man in Erfahrung bringen, ob es in unmittelbarer Nähe der Hochzeitslocation ein schönes Standesamt gibt. Hierbei müssen dann die verfügbaren Termine in der Hochzeitslocation mit denen des Standesamts abgeglichen werden.
Man kann sich in der Hochzeitslocation natürlich auch innerhalb einer freien Trauzeremonie das Ja-Wort geben. Plant man eine kirchliche Trauung, dann muss in Erfahrung gebracht werden, ob die Kirchen in der Nähe der Feierlocation ausreichend groß sind, um allen Gästen Platz zu bieten und ob der Pfarrer der Gemeinde die Trauung vornimmt oder man seinen eigenen Pfarrer mitbringen muss.
- Unsere Empfehlung für eine Hochzeitslocation mit standesamtlicher Trauung vor Ort: Schloss Reichenow Hier haben wir schon mehrmals Hochzeiten geplant. Julia & Michael und auch Janett und Alex haben dort geheiratet und gefeiert.
Mobiliar & Ausstattung
Zunehmend wichtig ist Paaren auch das Mobiliar, das in der Hochzeitslocation vorhanden ist. Hussen sind inzwischen out und somit bedarf es Stühle, die auch ohne Husse gut aussehen. Der klassische Bankett-Stuhl ist das leider nicht.
Verleiher von Mobiliar haben eine Auswahl an alternativen Stühlen und Tischen, so dass man dort die auswählen kann, die gut zum eigenen Geschmack, zur Hochzeitslocation und ggf. auch zum Konzept für die Hochzeit passen. Hier gilt es im Vorfeld mit der Location zu klären, ob es möglich ist, alternatives Mobiliar zu nutzen. Das geht nur, wenn in der Hochzeitslocation die Möglichkeit besteht und Platz da ist, das vorhandene Mobiliar zu verräumen.
Ist Ihnen wichtig, welches Geschirr und Besteck und welche Gläser vor Ort vorhanden sind? Gibt es Kerzenleuchter oder sonstige Dekorations-Gegenstände, die genutzt werden können? Auch diese Fragen sollte im Vorfeld beim Besichtigen der Hochzeitslocation geklärt werden.
- Nicht vergessen: Die Kosten fürs Anliefern und Abholen des Mobiliars und der Dekorations-Artikel und ebenso für den Auf- und Abbau. Gerade bei Feiern im Berliner Umland schlagen vor allem die Lieferkosten inzwischen erheblich zu Buche.
Speisen & Getränke
Bevor die Entscheidung für eine Hochzeitslocation fällt, sollten idealerweise die Qualität der Küche getestet werden. Besprochen werden sollte auch, welche Getränke seitens der Location zur Verfügung gestellt werden können und in welchen Umfang der Service am Hochzeitstag haben wird. Also all die Punkte, für die die Hochzeitslocation selbst zuständig ist.
Wird besonderer Wert auf die Qualität des Essens und des Services gelegt, dann sollten Hochzeitslocations in Betracht gezogen werden, die bei diesen Punkten vielleicht sehr gute Google-Bewertungen erhalten haben. Zu berücksichtigen sollte man jedoch auch, dass nicht jede Küche alles kann. Da macht es dann wenig Sinn und bereitet beiden Seiten keine Freude, etwas durchdrücken zu wollen, was weder zum Haus passt noch von dessen Küchen-Team geleistet werden kann. Auch ist es nicht überall möglich, ein Menü zu servieren oder manchmal fehlt der Platz fürs Stellen eines Buffets.
- Tipp: Wer sich in kulinarischer Hinsicht bestimmte Dinge wünscht, die nicht jede hausinterne Küche leisten kann, der sollte vielleicht eine Art von Hochzeitslocation in Betracht ziehen, die es erlaubt, einen Caterer zu buchen.
Gleiches gilt für den Part „Getränke“. Auch hier sollte im Vorfeld in Erfahrung gebracht werden, welche Getränke von Seiten der Hochzeitslocation ausgeschenkt werden. Oft besteht z. B. der Wunsch nach einem bestimmten Bier oder einer besonderen Spirituose. Soll es nach dem Dinner eine Bar geben? Kann das von Seiten des Hauses geleistet werden oder kann/darf extern ein Barkeeper gebucht werden?
- Gilt es zu klären: Was kann – bei einer Hochzeitslocation mit eigener Küche – ggf. extern hinzu gebucht werden?
Struktur der Location
Wie oben schon geschrieben, finden wir es ideal, wenn alle Gäste in einem Raum Platz finden. Ist die Hochzeitsgesellschaft so groß, dass das nicht möglich ist, sollten die Räume, in denen die Hochzeitsgäste platziert werden, auf jeden Fall nebeneinander liegen und zwar so, dass alle einander sehen können.
Wenn die Trauung vor Ort stattfindet, dann bedarf es auch hierfür – idealerweise und als Schlechtwetter-Variante – eines weiteren Raumes. Je nachdem, wie aufwändig die Tischdekoration gepland wird und auch abhängig von der Flexibilität des Services-Crew in der Location, ist es oft nicht möglich, den Dinnerraum entsprechend für die Trauung zu nutzen und anschließend fürs Abendessen herzurichten.
Falls es eine Kaffeetafel geben soll und diese eigentlich für draußen geplant ist, muss auch hierfür ein Ort für möglicherweise schlechtes Wetter festgelegt werden. Ideal ist, wenn es auch hierfür einen Extra-Raum gibt (vielleicht der Traurraum?). Nicht ganz ideal ist es, wenn dafür bereits der Dinnerraum genutzt werden muss. Leider lässt sich das nicht immer vermeiden.
- Auch wichtig: Falls es kleine Gäste gibt, stellt sich vielleicht auch die Frage nach einem separaten Raum für die Kinderbetreuung. Falls Musiker gebucht werden, benötigen diese einen Backbereich, in dem sie sich umziehen und aufhalten können.
Sonstiges
Zu all den vorstehend genannten Punkten gilt es zu überlegen, ob auch folgende Fragen für die eigene Hochzeit relevant sind und geklärt werden müssen:
- Bis wann darf gefeiert werden?
- Falls es ein Hotel oder eine Eventlocation mit mehreren Feier-Räumlichkeiten ist: Finden parallel zur eigenen Hochzeit noch weitere Feiern/Hochzeiten statt?
- Ist Feuerwerk erlaubt?
- Gibt es Kühlmöglichkeiten für die Hochzeitstorte?
- Ab wann darf mit dem Aufbau der Dekoration begonnen werden und bis wann muss alles abgebaut sein?
Was gehört in die Anfrage?
Nachdem alle die vorstehend genannten Punkte klar und die infrage kommenden Hochzeitslocations ausgewählt worden sind, kann es losgehen mit dem Versenden der Anfragen. Bei diesen müssen noch nicht alle der oben aufgeführten Punkte berücksichtigt werden, da es ja zunächst darum geht, in Erfahrung zu bringen, welche Locations freie Termine haben und welche die wichtigsten Eckdaten erfüllen.
Mit in die Anfrage sollten hinein:
- Namen des Hochzeitspaares
- Wunschtermins + alternative Termine
- Räumlichkeiten, die benötigt werden: Trauung, Empfang, Kaffeetafel, Dinner, Kinderbetreuung, Backbereich Musiker
- Erfragen, ob ein Menü/Buffet möglich ist … so es hier Präferenzen gibt
- Übernachtungsmöglichkeiten vor Ort und/oder in der Nähe
- Fragen nach der Möglichkeit der exklusiven Nutzung der Hochzeitslocation
Besichtigung der Hochzeitslocations
Nachdem das Feedback der Hochzeitslocations vorliegt, kann die Besichtigungstour geplant werden. Auf diese sollte nicht verzichtet werden. Nur so bekommt man ein echtes Gefühl dafür, welche Hochzeitslocation tatsächlich die richtige ist. Hierbei lernt man auch die Betreiber oder Eigentümer des jeweiligen Hauses kennen. Mit diesen hat man während der Planungszeit mitunter viel zu tun, so dass eine gewisse Sympathie nicht schaden kann.
Von manchen Paaren gibt es sofort bei der Besichtigung ein „Ja, das ist unsere Hochzeitslocation!“, andere müssen noch einmal drüber schlafen.
- Fazit: Die Recherche der Hochzeitslocation ist oft einer der aufwändigsten Bereiche der Hochzeitsplanung. Es muss so viel beachtet werden und das Angebot ist – ohne die entsprechenden Kenntnisse – sehr unübersichtlich. Deshalb … lassen Sie sich Zeit dabei, IHRE Hochzeitslocation zu finden und verlieren Sie auf jeden Fall nicht die Freude daran aber … beginnen Sie so zeitig als möglich damit.
Wir hoffen, dass unser kleiner Leitfaden es ein wenig einfacher macht, die perfekte Hochzeitslocation zu finden. Falls des trotz dessen immer noch ein Buch mit sieben Siegeln ist und der Hochzeitslocation-Dschungel undurchdringliche erscheint dann …
… übernehmen wir sehr gern die Hochzeitslocation-Recherche. Wir haben ein umfangreiches Portfolio an Hochzeitslocations. Viele der Locations kennen wir bereits. Falls wir eine der infrage kommenden Hochzeitslocations selbst noch nicht in Augenschein genommen haben, schauen wir uns diese – bevor wir sie ggf. empfehlen – zunächst selbst erst einmal an. Für die Locations, die in die finale Auswahl kommen, erstellen wir Exposés. Anschließend müssen dann nur noch die drei oder vier Hochzeitslocations besucht werden, die den 1. Check überstanden haben.
Melden Sie sich gern, falls Sie Unterstützung bei dem Recherchieren der Hochzeitslocation benötigen.
Was kostet ein Hochzeitsplaner?
So kalkulieren wir unser Honorar
Die Frage „Was kostet ein Hochzeitsplaner!“ wird genauso häufig gestellt wie die danach, was eine Hochzeit kostet. Als wir vor fast zwanzig Jahren als Hochzeitsplaner gestartet sind, haben wir unser Honorar prozentual kalkuliert. Hierfür werden die Kosten zugrunde gelegt, die für die Hochzeit zum Tragen kamen. Das Hochzeitsplaner-Honorar war dann so etwas wie eine Service-Fee, ähnlich wie sie Werbeagenturen kalkulieren. Für alle Leistungen, für die wir als Hochzeitsplaner verantwortlich waren, haben wir – je nach Höhe des Gesamtbetrags – 10 bis 15 % als Honorar berechnet.
Prozentual … das war einmal
Schnell haben wir gemerkt, dass diese Art der Honorar-Kalkulation für uns nicht funktioniert. Wir haben sie sowohl für das Hochzeitspaar als auch für uns selbst als unfair empfunden. Der Aufwand fürs Planen einer Hochzeit ist oft identisch – egal, ob das Hochzeitsbudget 7.000, 15.000 oder 30.000 € beträgt. Wenn wir dann für ein Gesamtbudget im vierstelligen Bereich nur wenige hundert Euro in Rechnung stellen konnten, passten Arbeitsaufwand und Vergütung oft nicht zusammen. Auf der anderen Seite war es genauso unfair, wenn für die Hochzeit eines Paares mit einem hohen Budget aber einem eher geringen Aufwand, ein Hochzeitsplaner-Honorar im hohen vierstelligen Bereich zu veranschlagen war.
Kalkulation des Aufwandes für die Hochzeitsplanung
Wir sind dann dazu übergegangen, den zeitlichen Aufwand, den wir fürs Planen der jeweiligen Hochzeit benötigen, der Kalkulation für unser Hochzeitsplaner-Honorar zugrund zu legen. Der Planungsumfang ist somit Basis fürs Kalkulieren des Honorars. Im Laufe der Zeit und mit steigender Erfahrung können wir sehr genau einschätzen, für welche Leistung welcher Zeitaufwand erforderlich ist.
Basis der Honorar-Kalkulation
Die Basis der Kalkulation für unser Honorar bildet immer ein persönliches Gespräch. Ohne ein Solches können wir keine Aussage dazu treffen, was die Hochzeitsplanung kostet. Vor dem Termin ist es wichtig, dass uns unsere ausgefüllte Checkliste zur Hochzeitsplanung vorliegt. Mit der Checkliste kennen wir bereits vor dem Kennlerntermin die wichtigten Eckdaten Ihrer Hochzeit und können unser Gespräch effektiv und zielgerichtet führen. So können wir Ihnen auch ggf. bereits ein oder zwei passende Hochzeitslocations vorstellen und Ihnen die ungefähre Höhe unseres Honorars nennen. Beim Termin dient uns die Liste als gemeinsame Gesprächsgrundlage.
Persönlicher Kennlerntermin
Bei unserem Kennlerntermin erzählen Sie uns von Ihren Wünschen und Vorstellungen im Hinblick auf Ihre Traum-Hochzeit und wir besprechen im Detail, in welchem Umfang wir Sie bei der Hochzeitsplanung unterstützen dürfen. Bereiche, um die Sie sich selbst kümmern möchten oder die vielleicht die Trauzeugen übernehmen, bleiben bei der Kalkulation unseres Honorars außen vor.
Nach dem Termin und wenn sowohl Sie als auch wir der Meinung sind „Ja, das passt mit uns.“, erstellen wir Ihnen ein Angebot für die Hochzeitsplanung. Das Honorar für unsere Leistungen als Hochzeitsplaner ist eine Pauschale, die den festgelegten Planungsumfang umfasst. Es ist fix und Sie wissen somit bereits am Anfang der Hochzeitsplanung, welche Kosten für unsere Arbeit im Budget zu fixieren sind. Stellt sich im weiteren Verlauf der Hochzeitsplanung heraus, dass noch weitere Leistungen erforderlich sind, dann kalkulieren wir diese entsprechend nach.
Was kostet ein Hochzeitsplaner?
Pauschal lässt sich die Frage „Was kostet ein Hochzeitsplaner?“ – wie zu vermuten – nicht beantworten. Es hängt IMMER davon ab, in welchem Umfang wir in die Planung involviert werden oder gefeiert wird und wie lange das Hochzeitsfest dauern soll. Wird die Hochzeit z. B. an einem Tag in Berlin gefeiert oder gibt’s eine große Drei-Tage-Sause auf einem Schloss in Mecklenburg-Vorpommern? Müssen Helfer dazu gebucht werden? Sind viele Extras gewünscht?
Wir haben uns einmal unsere Hochzeitsplaner-Honorare für die Hochzeitsplanungen in den Jahren 2021 bis 2023 angeschaut. Für eine Komplettplanung haben wir in den letzten drei Jahren im Mittel 4.500 und 6.500 € kalkuliert. Für Teilplanungen oder Elopements wurden zwischen 1.500 und 1.750 € kalkuliert und für sehr aufwändige Hochzeiten (bei denen wir dann z. B. drei Tage im Einsatz waren oder die Planungen der einzelnen Bereiche sehr umfangreich waren) zwischen 8.500 und 10.000 €.
Anmerkung: Ab und zu werden uns von Servicepartner Provisionen angeboten. Wir lehnen das Arbeiten mit Provisionen strickt ab, da es unsere Neutralität beeinflussen kann. Unser Anliegen ist es, absolut neutral die zu Ihnen als Hochzeitspaar und zu Ihrem Budget passenden Servicepartner mit ins Boot zu holen. Zum Thema „Provisionen“ gibt es auf der Seite des Bund deutscher Hochzeitsplaner einen lesenswerten Beitrag.
Hochzeitsplanung für jedes Budget?
Auch diese Frage jetzt nicht nicht mit einem klaren Ja oder Nein beantworten. Das Honorar, das wir für eine komplette Hochzeitsplanung veranschlagen, fällt bei einem eher kleineren Hochzeits-Budget unverhältnismäßig ins Gewicht. Hier kann alternativ gemeinsam überlegt werden, für welche Bereiche der Planung es sinnvoll ist, uns als Hochzeitsplaner mit ins Boot zu holen. Oft ist es die Recherche der Hochzeitslocation, die viele Paare vor Herausforderungen stellt oder der Vor-Ort-Service am Hochzeitstag, mit dem man weder sich als Paar noch seine Trauzeugen überfordern möchte.
Hierfür auf jeden Fall die Leistungen einer Hochzeitsplanerin in Anspruch, ist sinnvoll und das geht auch mit einem eher niedrigen Hochzeits-Budget. Oder wir stricken gemeinsam ein kleines, etwas umfangreicheres Teilplanungs-Paket, das sich mit dem zur Verfügung stehenden Budget vereinbaren lässt.
Eine andere Möglichkeit ist es, einige Stunden Hochzeitsberatung zu buchen. Vielleicht am Anfang der Planung, um zu besprechen, wie man am besten vorgeht und dann noch einmal mittendrin, um zu schauen, ob man bei der Planung der Hochzeit in Eigenregie noch auf Kurs ist.
Fazit
Auf die Frage „Was kostet ein Hochzeitsplaner“ können wir nur antworten: Das hängt von dem Umfang ab, in dem wir für Sie tätig werden dürfen. Es passt nicht jeder Hochzeitsplanungs-Umfang zu jedem Budget aber … für jedes Budget lässt sich ein Hochzeitsplanungs-Paket zusammenstellen, das passt.
Schauen Sie sich doch einmal unsere Checkliste zur Hochzeitsplanung an und … lassen Sie uns darüber sprechen, wie wir Sie bei der Planung Ihrer Hochzeit unterstützen dürfen.
Hochzeit im kleinsten Kreis
Elopement Hochzeit oder „Nur wir zwei“
Eine Hochzeit im kleinsten Kreis … immer öfter melden sich Paare bei uns, die eine Hochzeit nur zu zweit planen. Die Mehrzahl der Hochzeiten wird groß gefeiert und meist begleiten 60, 80 oder auch 150 Gäste das Hochzeitspaar an seinem besonderen Tag. Es kommt aber gar nicht so selten vor, dass sich Paare bei uns melden, die eine Hochzeit im kleinsten Kreis – nämlich nur zu zweit – feiern möchten.
Wir lieben die großen Feste, genauso aber auch die kleinen. Die Planung eines jeden Hochzeitsfestes hat ihre ganz individuellen Herausforderungen. Oft ist es aber z. B. ebenso aufwändig, einen besonderen und schönen Ort für die Hochzeit zu zweit zu finden ist wie eine Hochzeitslocation für ein Gesellschaft mit 100 Gästen.
Ja sagen ohne Hochzeitsgäste
Wir haben schon häufiger Hochzeiten für Paare geplant, deren Gästeliste eher kurz war. Hochzeiten mit 20 bis 40 Gäste sind nicht so selten und auch in solch einem kleinen Gästerahmen lässt es sich gut feiern. Ab und zu kommt es auch vor, dass Paare den Wunsch haben, ihre Hochzeit im kleinsten Kreis – zu zweit – zu feiern.
Unterschiedliche Gründe waren ausschlaggebend, die die Paare veranlasst haben, diese kleinste Form der Hochzeit zu wählen. In der Zeit der Pandemie war es oft notwendig, sich für diese Variante zu entscheiden. Aber die Paare, für die wir diese ganz intime Hochzeit planen durften, hatten sich bewusst dafür entschieden, ohne Hochzeitsgäste und nur zu zweit zueinander „Ja“ zu sagen.
Gründe für eine Hochzeit im kleinsten Kreis
Intimität & Romantik
Paare beschenken sich mit einer Hochzeit im kleinsten Kreis mit einem besonders romantischen und innigen Erlebnis. Wann hat man im Alltag – vom Urlaub mal abgesehen – wirklich ausgiebig Zeit nur zu zweit?
Ohne Gäste kann man sich ganz auf sich konzentrieren und dieses besondere Erlebnis intensiv genießen. Oft sind es Paare, die schon eine ganze Weile zusammen sind, die sich für solch eine Elopement Hochzeit entscheiden. Aber auch jüngere Paare, bei denen vielleicht die Familienverhältnisse ein wenig herausfordernd sind, ziehen es in Betracht, im ganz kleinen Rahmen zueinander „Ja“ zu sagen.
Keine Kompromisse
Wer sich für eine Hochzeit im kleinsten Kreis entscheidet, muss weder Rücksicht auf Befindlichkeiten der Familien nehmen, noch sich irgendwelchen terminlichen Überlegungen (Wann sind wo Ferien?) beugen oder überlegen, mit wem gefeiert werden soll und wer vielleicht nicht auf die Gästeliste kommt.
Auch bezüglich des Ortes, an dem die Trauung und Elopement Hochzeit stattfinden kann, gibt es so kaum Einschränkungen. Das – „Es zählt, was das Hochzeitspaar sich wünscht.“ – sollte zwar für jede Hochzeit gelten, jedoch werden dann doch oft Befindlichkeiten anderer mit bedacht. Bei einer Hochzeit im kleinsten Kreis zählen tatsächlich einzig und allein die eigenen Wünsche und Vorstellungen.
Geringer Aufwand
Wird eine Hochzeit im kleinsten Kreis gefeiert, dann ist der Planungsaufwand entsprechend überschaubar. Wobei sich das danach richtet, was das Paar sich wünscht. Wenn die beiden z. B. nur aufs Standesamt gehen und sich dabei von einem Fotografen oder einer Fotografin begleiten lassen, dann ist das tatsächlich im Handumdrehen „geplant“.
Paare, denen wir bei der Planung einer Hochzeit zu zweit zur Seite standen, hatten zumeist etwas umfangreichere Wünsche. So sollte es fast immer einen besonderen Trauort sein und auch für die Zeit danach wünschten sich die Paare immer etwas Besonderes. Blumenschmuck, ein Brautstyling, eine kleine Hochzeitstorte, die fotografische Begleitung und anschließend dann die Flitterwochen … all das haben wir für unsere Wir-feiern-nur-zu-zweit-Hochzeitspaare schon geplant.
Wenn man es möchte: kostenschonend
Man muss nicht lange rechnen, um zu erkennen, dass eine Hochzeit im kleinsten Kreis IN DER REGEL natürlich sehr viel weniger kostet als ein Hochzeitsfest mit 60, 80 oder 100 Gästen. Ich schreibe „in der Regel“ da es natürlich davon abhängt, wie die Vorstellungen sind. Möchte man z. B. an einer exotischen Destination „Ja“ sagen und wohnt dort in einem Luxushotel, dann kommt mitunter sehr schnell ein fünfstelliger Betrag zusammen. Selbst wenn man hier in Deutschland bleibt und sich einen besonderen Ort und ein paar Extras gönnt, sind 3.000 € schnell erreicht. ABER … es geht halt auch ganz easy und tatsächlich kostengünstig.
Unbestritten ist, dass eine Hochzeit zu zweit nicht lange im Voraus geplant werden muss. Je nachdem, welche Vorstellungen es hinsichtlich des Trauortes gibt und wie flexibel man beim Datum ist, kann solch eine kleine Hochzeit innerhalb von ein paar Tagen oder Wochen stattfinden.
Besondere Trauorte
Viele Paare kehren Deutschland den Rücken und reisen an einen besonderen Ort. Mauritius, die Seychellen oder auch Thailand sind klassische Destinations für kleine Hochzeiten.
ABER … auch in Deutschland kann man ganz romantisch eine Hochzeit im kleinsten Kreis feiern. Diane und Arno oder Charlotte und Hubert, für die wir eine Hochzeit zu zweit geplant hatten, haben z. B. an der Ostsee im Müther-Turm oder mitten im Wald geheiratet.
Das sind jedoch nur zwei Beispiele von ganz vielen Möglichkeiten, die sich bieten, wenn man zu zweit zueinander „Ja“ sagen und eine Hochzeit im kleinsten Kreis feiern möchte.
Zusammenarbeit Hochzeitslocation – Hochzeitsplaner
Die Zusammenarbeit zwischen Hochzeitslocation und Hochzeitsplaner gestaltet sich nicht immer ganz enfach. Es gibt durchaus Hochzeitslocations, die die Zusammenarbeit mit Hochzeitsplaner ablehnen, weil sie in der Vergangenheit schlechte Erfahrungen gesammelt haben.
Dabei gestaltet sich auch aus Sicht der Hochzeitsplaner die Zusammenarbeit mitunter schwierig. Begründet ist das vermtlich in der Tatsache, weil wir als Hochzeitsplaner einerseits als Konkurrenz betrachtet werden und wir andererseits natürlich die Wünsche und Vorstellungen unserer Brautpaare umsetzen möchten, bei denen die Locations ggf. ihre „Komfort-Zone“ verlassen müssen.
In der aktuellen Ausgabe der HOGAPAGE – Magazin für Hotellerie & Gastronomie – haben wir in einem Interview Fragen zur Zusammenarbeit zwischen Hochzeitslcation und Hochzeitsplaner beantwort.
- Daniela Müller (Hogapage): Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit mit Hotels und Restaurants?
- Antje Krüger: Eine gute Zusammenarbeit mit Locations – egal welcher Art – ist für unsere Arbeit als Hochzeitsplaner elementar. Die Location bildet ja das „Fundament“ einer gelungenen Feier. Unsere Aufgabe ist es, eine Schnittstelle zwischen dem Veranstaltungsort und dem Brautpaar zu schaffen. Nicht selten nehmen wir dabei den Verantwortlichen in der Location Aufgaben ab, die nicht in deren Ressort fallen, aber oft von den Brautpaaren gewünscht werden. Dabei ist es uns als Planer wichtig, dass wir als Partner und nicht als Konkurrenz verstanden werden.
- Daniela Müller: Werden Sie auch von Hotels bzw. Locations engagiert?
- Antje Krüger: Das wäre – aus unserer Sicht – auf jeden Fall wünschenswert. Es wäre ein Gewinn für alle, wenn wir im Zusammenhang mit der Planung einer Hochzeit als externe Experten mit ins Boot geholt werden würden. Gerade Hotels haben ja in der Regel ihre Bankett- und Eventabteilung und „verkaufen“ eine Eventmanagerin gern als Hochzeitsplanerin, obwohl diese die sehr umfangreiche und zeitaufwändige Arbeit einer professionell agierenden Hochzeitsplanerin meist gar nicht leisten kann.
- Daniela Müller: Was sind für Sie die Voraussetzungen für eine reibungslose Zusammenarbeit?
- Antje Krüger: Primär wichtig ist, dass es vom Beginn der Planung bis zum Veranstaltungstermin seitens der Location EINEN festen Ansprechpartner gibt, der zeitnah alle Fragen beantworten kann. Alles, was kritisch in der Umsetzung sein könnte, muss zudem bereits am Anfang der Zusammenarbeit angesprochen werden. Nichts ist unangenehmer, als dem Brautpaar nach der Vertragsunterzeichnung beibringen zu müssen, dass etwas nicht durchführbar ist, obwohl fest damit gerechnet wurde. Wichtig ist zudem, dass alle beteiligten Partner immer auf dem gleichen Wissensstand sind.
Hochzeits-Blog Fräulein K. sagt Ja
Die Suche nach der perfekte Hochzeitslocation hat eigentlich immer Hochsaison und beschäftigt – am Beginn der Planungszeit – JEDES Brautpaar. Gerade im Herbst treibt diese Frage die Brautpaare durchs Netz – oder die reale Welt – auf der Suche nach DEM passenden Ort zum Hochzeit feiern.
Auf dem Hochzeits-Blog „Fräulein K sagt ja“ hat Antje Krüger einige Fragen zum Thema „Wie finden wir unsere Hochzeitslocation?“ beantwortet.
Heiraten zu teuer? Von wegen!
In einem Interview auf Familista erzählt Antje Krüger, worauf es bei der Hochzeitsplanung ankommt. Was verursacht die meisten Kosten und was sind die Punkte, die Sparpotenzial in sich tragen. Sie nennt unverzichtbare Basics und Dinge, die zwar nice to have sind aber ohne die eine Hochzeit nicht weniger schön ist und … dass es sich durchaus lohnt, einen Hochzeitsplaner zu buchen.
Zum Interview geht´s hier entlang: Heiraten zu teuer? Von wegen!
Interview für „Berliner Köpfe“
Constanze Frey hat für das Magazin „Berliner Köpfe“ des Tagesspiegel einen Artikel zum Thema „Hochzeitslocations in Brandenburg“ geschrieben. Interviewt hat sie dafür auch die Berliner Hochzeitsplanerin Antje Krüger.
Mythos 10.000 €-Hochzeit
„Was kostet eigentlich eine Hochzeit?“
Eine Frage, die sich jedes Hochzeitspaar stellt und der es sich am Beginn der Hochzeitsplanung auch stellen muss. Immer wieder sehen wir usn im Kennlern-Gespräch mit der Zahl „10.000 €“ konfrontiert und dabei ist es egal, ob 50 oder 100 Personen auf der Gästeliste stehen. Die Kosten einer Hochzeit sind von vielen Faktoren abhängig und die Frage nach der Höhe eben dieser lässt sich weder pauschal noch in ein, zwei Sätzen beantworten.
Meine Kollegin Melanie Schmitz, die ebenfalls Mitglied im Bund deutscher Hochzeitsplaner ist, hat zum Thema „Was kostet eigentlich eine Hochzeit“ einige erhellende und realistische Worte gefunden.
HOCHZEIT – Das Magazin für Brautpaare
Ein Hochzeits-Wochenende nur zu zweit … damit wollte der Bräutigam seine Braut überraschen. Wir – der Bräutigam und ich – lernen uns auf der Hochzeitsmesse kennen und planten das Wedding-Weekend auf Rügen heimlich, still und leise. Auf einer Hochzeitsmesse ein Jahr später lernte ich dann auch die Braut kennen … die ob dieser wunderbaren Überraschung immer noch sehr ergriffen war.
In der aktuellen Ausgabe des Magazins Hochzeit bereichten wir von der Wochenend-Hochzeit auf der Insel Rügen: Mit sonst niemand – Hochzeits-Wochenende zu zweit