Fotoshooting Hochzeit Wedding Planner Engel 07 Berlin

Perfekte Hochzeitslocation

Basis eines gelungenen Festes

Die Hochzeitslocation ist DIE Basis eines gelungenen Festes. Muss sie perfekt sein? Nicht unbedingt. ABER … ohne Feierort keine Hochzeit! Mit der Hochzeitslocation steht und fällt das Fest. Wichtig ist allerdings tatsächlich nicht, dass die Hochzeitslocation perfekt ist. Wichtig ist, dass Sie zu Ihnen und Ihren Vorstellungen von einer gelungenen Hochzeit passt.

Oft hören wir von zukünftigen Hochzeitspaaren, die uns – leicht entnervt – kontaktieren, dass sie schon soooo lange auf der Suche nach der passenden Hochzeitslocation sind. Ein Paar erzählte uns mal, dass es die Hochzeit schon fast canceln wollte, weil die beiden von der unübersichtlichen Angebotsvielfalt an Hochzeitslocations überfordert waren und bei der Recherche die Lust am Planen verloren hatten. Ein anderes Paar hat diverse Wochenenden damit verbracht, durch Brandenburg zu düsen, um potenzielle Hochzeitslocations in Augenschein zu nehmen. Ich war sprachlos als die beiden berichteten, dass sie sich fast dreißig Häuser angeschaut hatten. Allein die Vorstellung, wie viel Zeit dafür drauf ging …

Hochzeitslocation Brandenburg Wedding Planner Engelnulsieben edited

Es gibt Menschen, denen macht es Spaß, von Hochzeitslocation zu Hochzeitslocation zu düsen, um diese auf Herz und Nieren zu prüfen. Wir gehören dazu! Es ist unser Job aber auch unsere Leidenschaft. Wer seine Zeit jedoch nicht komplett mit der aufwändigen Suche nach der Traum-Hochzeitlocation verbringen kann oder mag, der landet bei uns. Wem es Freude bereitet, selbst auf die Jagd zu gehen, für diejenigen haben wir einen kleinen Leitfaden zusammengetragen, mit dem sich die Suche strukturieren und vielleicht ein wenig effektiver gestalten lässt.

  • Immer gilt: So zeitig als möglich mit der Recherche der Hochzeitslocation starten.

Termin standesamtliche Trauung

Bedacht werden muss ganz generell, dass – falls die standesamtliche Trauung zeitlich zusammen mit der Feier geplant ist – die Anmeldung zur standesamtlichen Trauung erst sechs Monate vor dem Wunschtermin erfolgen kann. Es gibt zwar Standesämter (einige im Berliner Umland und auch in Mecklenburg-Vorpommern), die reservieren Termine auch im Voraus. Darauf hat man jedoch keinen Anspruch und es wird von Standesamt zu Standesamt unterschiedlich gehandhabt. Bucht man also eine Hochzeitslocation BEVOR der Standesamtstermin fix ist, birgt das ein gewisses Risiko in sich, da es sein kann, dass man den Termin für die Trauung an dem Tag, für den man die Location gebucht hat, nicht mehr erhält.

Standesamtliche Trauung am See Wedding Planner Engel 07
  • Eine Überlegung wert: Die standesamtliche Trauung terminlich von der Hochzeitsfeier entkoppeln und standesamtlich VOR dem eigentlichen Hochzeitstag „offiziell“ heiraten. Am Tag der Hochzeitsfeier zelebriert man dann eine freie Trauzeremonie. Diese lässt sich individuell gestalten und ist sehr viel persönlicher als viele standesamtliche Trauungen.

Recherche der Hochzeitslocation

Wenn wir mit der Hochzeitslocation starten, kommen alle potenziell passenden Locations aus unserem Hochzeitslocations-Portfolie in eine Excel-Tabelle. Die Kriterien, die dabei zugrunde gelegt werden und die wir mit den Hochzeitspaaren abgestimmt haben, haben wir nachfolgend einmal zusammen getragen.

Gästeanzahl

Bieten die Feierräumlichkeiten allen Gästen ausreichend Platz?

Die Gästeanzahl ist mit das wichtigste Kriterium. Nur so lässt sich eine Location finden, die tatsächlich passt. Sie sollte weder zu große noch zu klein sein. Einerseits wirkt die Gesellschaft verloren, andererseits finden nicht alle Gäste Platz.

Wichtig finde wir auch immer, dass zum Hochzeitsdinner alle Gäste in EINEM Raum Platz finden sollten. Falls mehrere Räume genutzt werden müssen, sollten diese so miteinander verbunden sein, dass sich die Gäste sehen und sich niemand „abgeschoben“ fühlt.

  • Auf den Websites der Location schauen, ob es Infos dazu gibt, wie viele Gäste in einem Raum Platz finden.
  • Ist dann auch noch Platz für eine Tanzfläche?
  • Lassen sich keine Infos dazu finden, kommt die Frage danach mit in die Anfrage an die Location.

Das Budget

Wir fragen unsere Paare im Zusammenhang mit der Recherche der Hochzeitslocation immer nach dem Budget. Ohne dieses zu kennen, ist es unmöglich, eine passende Hochzeitslocation zu recherchieren. Egal ob wir das übernehmen oder das Hochzeitspaar das in Eigenregie erledigt.

  • Bitte realistisch! Ein realistisches Budget für die Hochzeit festlegen. Hier ALLE Punkte auflisten (auch die Kleinigkeiten) und das Gesamtbudget verteilen dann aufteilen. So lässt sich herausfinden, welcher Betrag auf die Hochzeitslocation (Miete der Location, Nebenkosten, ggf. Speisen und Getränke, so diese über das Haus direkt kommen) entfallen kann.

Hochzeitstermin

90 % der Hochzeitspaare wünschen sich ein Hochzeitsfest im Frühling oder Sommer. Und … viele Paare träumen von einer Hochzeit, die unter freiem Himmel stattfindet. Eine wunderbare Idee! Es gibt viele Locations, bei denen es möglich ist, viele Programmpunkte (inkl. des Dinners) draußen stattfinden zu lassen.

Es gilt aber zu bedenken, dass auch und gerade im Sommer IMMER eine Schlechtwetter-Variante mit eingeplant werden muss. Es muss also – auch wenn das Fest als Open-Air-Hochzeit geplant wird – einen ebenso schönen Plan B geben. Das bedeutet, dass entweder die entsprechenden Räume in der Location vorhanden sein müssen ODER dass es die Möglichkeit gibt, ein ansprechendes Zelt zu stellen.

  • Macht´s einfacher: Mehrere Termine zur Auswahl haben. Vielleicht überlegen, ob die Hochzeit auch zu einer wenig nachgefragten Jahreszeit gefeiert werden kann.

Art & Stil der Hochzeitslocation

Welche Art von Hochzeitslocation bevorzugt wird, hängt von den eigenen Vorlieben habt. Ebenso der Stil, den die Location haben soll. Falls Ihnen bereits ein grobes Konzept für Ihre Hochzeit im Kopf herum schwebt, dann findet natürlich auch das Berücksichtigung.

Für ein glamouröses Fest soll es vielleicht ein Schloss sein. Wählt man hier aber beispielsweise eine große Scheune und stattet diese entsprechend aus, kann der Stilbruch überaus reizvoll wirken. Wer es modern und urban liebt, für den ist ein Loft in der City, das nach Lust und Laune „bespielt“ werden kann, sicherlich eine gute Wahl.

Wichtig ist auch die Überlegung, ob Übernachtungsmöglichkeiten benötigt werden. Falls ja … wie viele Gäste sollen/müssen vor Ort übernachten? Bei einem Hotel haben die Gäste das Rund-um-sorglos-Paket. Es gibt aber auch Locations mit Übernachtungsmöglichkeiten, die keine interne Küche haben. Bei diesen muss bedacht werden, das die Gäste sowohl mit Frühstück versorgt werden aber es zumeist auch eines Abendessens am Hochzeitsvorabend bedarf.

  • Mal über den Tellerrand schauen: Nicht auf eine Location-Art beschränken.

Standort/Lage

Viele unserer Hochzeitspaare wollen in einer Hochzeitslocation im Berliner Umland oder in Mecklenburg-Vorpommern feiern. Wichtig sind hierbei die Fragen: Wie weit von Berlin entfernt darf sich die Hochzeitslocation befinden? Gibt es bevorzugte Regionen, in denen sich die Hochzeitslocation liegen darf und gibt es auf der anderen Seite auch Landstriche, die nicht infrage kommen?

Zu berücksichtigen ist bei den Überlegungen auch, woher die Gäste kommen und wie und wann sie anreisen. Bei Hochzeiten, die in Locations etwas weiter entfernt von Berlin stattfanden, hatten wir z. B. Transfers gebucht, die die Gäste von ihren Hotels in Berlin oder vom Flughafen abgeholt haben. Retour ging es dann ebenso. Mit den öffentlichen Verkehrsmitteln am Wochenende zum entlegenen Gutshaus zu gelangen, ist manchmal unmöglich und nicht jeder Gast hat ein Auto oder mietet sich ein solches.

  • Nicht zu vernachlässigen: Das Umfeld der Location. Liegt die Location am See? Gibt es in der Nähe einen Ort, an dem die standesamtliche Trauung stattfinden kann? Können wir die Kirche im Nachbardorf für unsere kirchliche Trauung nutzen?

Außenbereich

Nicht nur das Haus an sich soll den eigenen Vorstellungen entsprechen, sondern auch das Drumherum. Gerade wenn die Hochzeit als open-air-Feier geplant ist, dann ist wichtig, dass es einen ent- und ansprechenden Außenbereich gibt. Gibt es dort ausreichend Platz, um dort sowohl die freie Trauung stattfinden zu lassen UND ist anschließend dann auch Platz für den Empfang und das Dinner?

Trauung vor Ort

Oft nutzen Standesämter schöne Feierorte, um dort Trauungen durchzuführen.

Trauung im Freien Hochzeitsplaner Berlin Engel 07
Traung unter freiem Himmel Wedding Planner Berlin Engel 07

Wenn diese Möglichkeit nicht besteht, kann man in Erfahrung bringen, ob es in unmittelbarer Nähe der Hochzeitslocation ein schönes Standesamt gibt. Hierbei müssen dann die verfügbaren Termine in der Hochzeitslocation mit denen des Standesamts abgestimmt werden.

Man kann sich in der Hochzeitslocation natürlich auch innerhalb einer freien Trauzeremonie das Ja-Wort geben. Plant man eine kirchliche Trauung, dann muss in Erfahrung gebracht werden, ob die Kirchen in der Nähe der Feierlocation ausreichend groß sind, um allen Gästen Platz zu bieten und ob der Gemeinde-Pfarrer die Trauung vornimmt oder man seinen eigenen Pfarrer mitbringen muss.

Mobiliar & Ausstattung

Zunehmend wichtig ist den Paaren auch das Mobiliar, das vor Ort in der Location vorhanden ist. Hussen sind inzwischen out und somit bedarf es Stühle, die auch ohne Husse gut aussehen. Der klassische Bankett-Stuhl ist es da leider nicht.

Verleiher von Mobiliar haben eine Auswahl an alternativen Stühlen und Tischen, so dass man dort die auswählen kann, die gut zum eigenen Geschmack, zur Location und ggf. auch zum Hochzeitskonzept passen. Hier gilt es im Vorfeld mit der Location zu klären, ob es möglich ist, alternatives Mobiliar zu nutzen. Das geht nur, wenn in der Hochzeitslocation die Möglichkeit besteht und Platz da ist, das vorhandene Mobiliar zu verräumen.

Hochzeitsdeko Hochzeitsplaner Berlin Engel 07

Ist Ihnen wichtig, welches Geschirr und Besteck und welche Gläser vor Ort vorhanden sind? Gibt es Kerzenleuchter oder sonstige Dekorations-Gegenstände, die genutzt werden können?

  • Nicht vergessen: Die Kosten fürs Anliefern und Abholen des Mobiliars und der Dekorations-Artikel und ebenso für den Auf- und Abbau. Gerade bei Feiern im Berliner Umland schlagen vor allem die Lieferkosten inzwischen erheblich zu Buche.

Speisen & Getränke

Der eine wichtige Punkt ist die Hochzeitslocation selbst. Ein weiterer, ebenso wichtiger sind die Speisen und Getränke am Hochzeitstag.

Wird besonderer Wert auf die Qualität des Essens und des Services gelegt, dann sollten Hochzeitslocations in Betracht gezogen werden, die in dem Bereich sehr gute Bewertungen erhalten haben. ABER … nicht jede Küche kann alles und es macht wenig Sinn und bereitet beiden Seiten keine Freude, etwas durchdrücken zu wollen, was weder zum Haus passt noch von dessen Küchen-Team geleistet werden kann. Auch ist es nicht überall möglich, ein Menü zu servieren oder manchmal fehlt der Platz fürs Stellen eines Buffets.

  • Tipp: Wer sich in kulinarischer Hinsicht bestimmte Dinge wünscht, die nicht jede hausinterne Küche leisten kann, der sollte vielleicht eine Art von Hochzeitslocation in Betracht ziehen, die es erlaubt, einen Caterer zu buchen.
Bar nach dem Hochzeitsdinner Wedding Planner Berlin Engelnullsieben

Gleiches gilt für den Part „Getränke“. Auch hier sollte im Vorfeld in Erfahrung gebracht werden, welche Getränke von Seiten des Hauses ausgeschenkt werden. Oft besteht z. B. der Wunsch nach einem bestimmten Bier oder einem Wein. Soll es nach dem Dinner eine Bar geben? Kann das von Seiten des Hauses geleistet werden oder kann/darf extern ein Barkeeper gebucht werden?

  • Gilt es zu klären: Was kann – bei einer Hochzeitslocation mit eigener Küche – ggf. extern hinzu gebucht werden?

Struktur der Location

Wie oben schon geschrieben, finden wir es ideal, wenn alle Gäste in einem Raum Platz finden. Ist die Hochzeitsgesellschaft so groß, dass das nicht möglich ist, sollten die Räume, auf die die Gesellschaft dann verteilt wird, auf jeden Fall nebeneinander liegen und zwar so, dass man einander sehen kann.

Wenn die Trauung vor Ort stattfinden soll, dann bedarf es auch hierfür – idealerweise – eines weiteren Raumes. Je nachdem, wie aufwändig die Tischdekoration gepland wird und auch abhängig von der Flexibilität des Services-Crew in der Location, ist es oft nicht möglich, den Dinnerraum entsprechend für die Trauung zu nutzen und anschließend fürs Abendessen herzurichten.

Falls es eine Kaffeetafel geben soll und diese eigentlich für draußen geplant ist, muss auch hierfür ein Ort für Plan B festgelegt werden. Ideal ist, wenn es auch hierfür einen Extra-Raum gibt (vielleicht der Traurraum), nicht ganz ideal ist es, wenn dafür bereits der Dinnerraum genutzt werden muss. Leider lässt sich das nicht immer vermeiden.

  • Auch wichtig: Falls es kleine Gäste gibt, stellt sich die Frage nach einem separaten Raum für die Kinderbetreuung. Falls Musiker gebucht werden sollen, benötigen diese einen Backbereich, in dem sie sich umziehen und aufhalten können.

Sonstiges

Zu all den vorstehend genannten Punkte kommen gilt zu überlegen, ob folgende Frage für die eigene Hochzeit relevant sind:

  • Bis wann darf gefeiert werden?
  • Falls es ein Hotel oder eine Eventlocation mit mehreren Feier-Räumlichkeiten ist: Finden parallel zu Ihrer Hochzeit noch weitere Feiern/Hochzeiten statt?
  • Ist Feuerwerk erlaubt?
  • Gibt es Kühlmöglichkeiten für die Hochzeitstorte?
  • Ab wann darf mit dem Aufbau der Dekoration begonnen werden und bis wann muss alles abgebaut sein?

Hochzeitslocations anfragen

Nachdem alle die vorstehend genannten Punkte klar und die infrage kommenden Hochzeitslocations ausgewählt worden sind, kann es losgehen mit dem Versenden der Anfragen. Bei diesen müssen noch nicht alle der oben aufgeführten Punkte berücksichtigt werden, da es ja zunächst darum geht, in Erfahrung zu bringen, welche Locations freie Termine haben und welche die wichtigsten Eckdaten erfüllen.

Mit in die Anfrage sollten hinein:

  • Namen des Hochzeitspaares
  • Wunschtermins + alternative Termine
  • Räumlichkeiten, die benötigt werden: Trauung, Empfang, Kaffeetafel, Dinner, Kinderbetreuung, Backbereich Musiker
  • Erfragen, ob ein Menü/Buffet möglich ist … so es hier Präferenzen gibt
  • Übernachtungsmöglichkeiten vor Ort und/oder in der Nähe
  • Fragen nach der Möglichkeit der exklusiven Nutzung der Hochzeitslocation

Besichtigung der Hochzeitslocations

Nachdem das Feedback der Hochzeitslocations vorliegt, kann die Besichtigungstour geplant werden. Auf diese kann und sollte nicht verzichtet werden. Nur so bekommt man ein echtes Gefühl dafür, welche Hochzeitslocation tatsächlich die richtige ist. Hierbei lernt man auch die Betreiber oder Eigentümer des jeweiligen Hauses kennen. Mit diesen hat man während der Planungszeit mitunter viel zu tun, so dass eine gewisse Sympathie nicht schaden kann.

Hochzeit in Brandenburg Wedding Planner Berlin

Von manchen Paaren gibt es sofort bei der Besichtigung ein „Ja, das ist unsere Hochzeitslocation!“, andere müssen noch einmal drüber schlafen.

  • Fazit: Die Recherche der Hochzeitslocation ist mitunter einer der aufwändigsten und mühsamsten Bereiche der Hochzeitsplanung. Denn … mit der richtigen Hochzeitslocation steht und fällt die Hochzeit. Lassen Sie sich Zeit bei der Recherche, verlieren auf jeden Fall nicht die Freude daran aber beginnen Sie so zeitig als möglich damit.

Wir hoffen, dass unser kleiner Leitfaden es ein wenig einfacher macht, die perfekte Hochzeitslocation zu finden. Falls des trotz dessen immer noch ein Buch mit sieben Siegeln ist und der Hochzeitslocation-Dschungel undurchdringliche erscheint dann …

… übernehmen wir sehr gern die Hochzeitslocation-Recherche. Wir haben ein umfangreiches Portfolio an Hochzeitslocations. Viele der Locations kennen wir bereits. Falls wir eine der infrage kommenden Hochzeitslocations selbst noch nicht in Augenschein genommen haben, schauen wir uns diese – bevor wir sie ggf. empfehlen – zunächst selbst erst einmal an. Für die Locations, die in die finale Auswahl kommen, erstellen wir Exposés. Anschließend müssen dann nur noch die drei oder vier Hochzeitslocations besucht werden, die den 1. Check überstanden haben.

Melden Sie sich gern, falls Sie Unterstützung bei dem Recherchieren der Hochzeitslocation benötigen.